Wattstraat 54, 2723 RD Zoetermeer NL
+31 79 331 9800
+31 79 346 66 26

MijnArchief

Persoonlijk betrokken, Flexibel, Resultaatgericht, Dienstverlenend en Betrouwbaar ‘Die iemand, dat zijn wij!’

MijnArchief is een voor DocStorage ontwikkeld web-based programma voor het vastleggen van archieven in een dynamische of statische omgeving. Dat betekend zoveel als dat documenten vanaf hun oorsprong zijn vast te leggen in het systeem en hun weg van een dynamisch document naar een statisch archief kunnen volgen. Voor sommigen bedrijven is het heel simpel, door wettelijke bewaartermijnen gedreven, zoekt men ruimte om fysieke administratie op te slaan. Hiervoor is het programma uitermate geschikt, ook voor uw opslag in eigen beheer.

Eenheden
Binnen het systeem kan je per klant eenheden aanmaken. Dit zijn de fysieke of virtuele eenheden die bewaard worden. Een bestand moet immers aan een eenheid gekoppeld worden. Bij eenheden moet je denken aan dozen (in welke vorm dan ook), mappen, schijven, datatapes of dossiers.
De eenheid wordt gekozen en krijgt een naam en van het systeem een unieke ID. Op basis hiervan en de omschrijving met eventuele zoekargumenten, is de eenheid terug te vinden.

Dossiers
Een dossier is de op één na kleinste eenheid in het systeem. Een dossier bestaat uit een verzameling van bijvoorbeeld pagina’s die één voor één of als geheel – als Scan – aan het dossier kunnen worden gehangen. Uiteraard allemaal met een eigen unieke ID en vindbaar op basis van zoekargumenten. De scan vormt hiermee de kleinste eenheid, al kan zo’n scan een enorme omvang hebben.

Alle Eenheden zijn per stuk bestelbaar en kunnen op verschillende manieren worden aangeleverd, van scans of bestand tot de fysieke doos op jouw bureau.

Magazijnen
Binnen het systeem zijn magazijnen aan te maken. Dit zijn de fysieke of virtuele bewaarplaatsen van de archieven. Een magazijn kan binnen je eigen kantoor liggen, maar natuurlijk in onze archiefruimtes. Een magazijn kan op diverse manieren zijn opgebouwd, maar een simpele is rij, kast, niveau. Elke zogeheten locatie is voorzien van een scanbare ID in de vorm van een barcode of QR-code. Aangezien ook alle eenheden hiervan zijn voorzien, kunnen met behulp van een scanner, eenheden makkelijk aan een locatie worden toegewezen.

Onderdelen of afdelingen
Aan jouw klantaccount kunnen de in jouw organisatie bekende afdelingen of organisatorische eenheden worden gehangen. Dit is handig als bijvoorbeeld de financiële administratie niet voor iedereen binnen de organisatie te zien mag zijn.

Opdrachten
Binnen het systeem wordt gewerkt met opdrachten.
Hierbij worden eenheden bijvoorbeeld verplaatst van een interne naar een externe locatie en zijn hierbij als batch makkelijk volgbaar.
Op deze wijze kunnen alleen geautoriseerde personen, werkopdrachten aanmaken en eventueel uitvoeren.

Gebruikers
Binnen het systeem worden gebruikers aangemaakt die verschillende rechtenniveau’s kunnen hebben. Dit kan zijn vanaf alleen lezen tot volledige rechten. Uiteraard hangen deze gebruikers aan afdelingen of organisatorische eenheden waardoor ze bijvoorbeeld alleen die archieven van de financiële administratie kunnen zien. Natuurlijk kan een gebruiker ook rechten hebben over alle afdelingen of organisatorische eenheden heen.