Wattstraat 54, 2723 RD Zoetermeer NL
+31 79 331 9800
+31 79 346 66 26

MijnArchief

Persoonlijk betrokken, Flexibel, Resultaatgericht, Dienstverlenend en Betrouwbaar ‘Die iemand, dat zijn wij!’

Het systeem

Het programma MijnArchief is een web-based archiefsysteem dat ontwikkeld is om alles dat bewaard moet blijven te beschrijven, vindbaar te maken en geheel in stijl van de eigenaar te koppelen aan locaties.

Archieven

Archieven staat dus voor alles wat de eigenaar wil bewaren. De meeste mensen kennen archieven natuurlijk van de eindeloze hoeveelheid doosjes vol met facturen en documentatie.

In ons digitale tijdperk, vind je steeds minder van dit soort conventionele archieven. Uiteraard heeft iedereen te maken met belangrijke stukken zoals contracten, projectdossiers, tekeningen of andere zaken die echt fysiek bewaard moeten worden.

In het systeem kan je elke soort (type) archief aanmaken en deze eindeloos aan elkaar koppelen of in elkaar plaatsen. Zo kan er een fysieke archiefdoos zijn met allerlei dossiers waaraan ook nog eens verschillende scans zijn gekoppeld.

Digitale bestanden en/of afbeeldingen die niet meer fysiek aanwezig zijn, maar wel bij het fysieke dossier horen.
Elk fysiek archief heeft een QR-code sticker waarmee dit geidentificeerd kan worden. Hiermee zijn deze archieven met een handscanner toe te wijzen aan een locatie in de archiefruimte (het magazijn).

Klanten & resellers

In het programma zijn eindeloos klanten aan te maken, die zo hun eigen typen archieven te bewaren hebben.

Dit maakt het systeem dus ook uitermate geschikt voor resellers die hun eigen klanten een tool willen bieden om archieven te beheren en misschien hun eigen arhiefruimten toegankelijker te maken.

Het systeem heeft gescheiden databases en is op basis van rechten toegankelijk te maken. Van medewerkers van resellers, die al hun klanten kunnen zien en beheren tot aan Archivarissen. Deze laatste zijn medewerkers van de klanten die archieven moeten kunnen raadplegen en/of bewerken.

Afdelingen & gebruikers

Bij iedere klant is het mogelijk om afdelingen of onderdelen aan te maken. Hierdoor zijn archieven van een eigenaar te splitsen in belangrijke groepen, bijvoorbeeld afdelingen.

Binnen klanten en afdelingen zijn gebruikers aan te maken, de zogeheten Archivarissen. Deze kunnen archieven raadplegen en/of bewerken.
Uiteraard kunnen Archivarissen alleen een sprecifiek afdelingsarchief bekijken, maar ook rechten hebben tot alle archieven van alle afdelingen of onderdelen.

Daarnaast kunnen Archivarissen managerrechten krijgen. Hierdoor kunnen zij op hun beurt weer nieuwe archivarissen aanmaken. Uiteraard nooit buiten hun eigen rechtengebied.

Archiefruimten

In mijnArchief zijn archiefruimten aan te maken, de zogeheten magazijnen. Dit kunnen ruimten zijn die zich bij de klant bevinden of een archiefruimte of bewaarplaats van de reseller.

Klanten van de reseller kunnen in magazijn fysiek archieven plaatsen als ze daarvoor zelf geen ruimte hebben.

Een magazijn is vrij in te delen en kan bestaan uit rijen, locaties en niveau’s. Elke locatie op elk niveau heeft een unieke aanduiding waardoor archieven op een locatie kunnen worden geplaatst. Dit kan gemakkelijk worden gedaan met een handscanner waarop de app van MijnArchief draait.

Inloggen MijnArchief

Meer informatie, eventueel in een persoonlijk gesprek over het archiefsysteem MijnArchief, neem contact op met de functioneel beheerder, Peter Schoenmakers via telefoonnummer 079 – 331 98 00

Maak een afspraak