Digitalisering

Digitalisering versus 
archiefopslag
eerlijk vergelijk

Als je overweegt om te gaan digitaliseren, heb je de nodige overwegingen te maken. Door met elkaar goed te kijken naar de mogelijkheden, kunnen wij weloverwogen een digitaliseringstraject opstarten.

Voordelig documenten scannen en archiveren

Uw fysieke archief in eigen organisatie beheren is kostbaar, tijdrovend en omslachtig. Om nog maar te zwijgen over de dure kantoorruimte die u inricht als archief. DocStorage staat voor u klaar om uw archieven te beheren. Door veranderingen in de organisatie kunt u echter toch veelvuldig toegang moeten hebben tot uw archief. Digitaliseren onder beheer van DocStorage brengt u de oplossing.
Maak uw archieven weer beschikbaar door digitalisering

Kostenbesparend

Wanneer u veel opvragingen moet doen aan uw archief is het kosten efficiënter om uw documenten door DocStorage te laten digitaliseren. Uw medewerkers zullen efficiënter werken waardoor u de kosten voor het digitaliseren zo heeft terugverdient.

Geschikt voor de toekomst

U zal minder snel documenten kwijt raken en u kunt eenvoudig een centrale kopie van uw archief maken. De keus voor de juiste bestandsvorm kan ervoor zorgen dat uw digitale archief voor zeker de komende 100 jaar is veilig gesteld.

Gemak

Met het toekennen van de juiste zoekwoorden (metadata) worden wij ervoor dat het digitale archief aansluit op uw manier van werken. Uw medewerkers zullen niet langer binnen het fysieke archief te moeten zoeken naar het juiste document. Dit is met enkele drukken op de knop geregeld.

Delen van informatie

Onafhankelijk van tijd en locatie is uw archief beschikbaar voor uw medewerkers.

Dataverwerking

Het scannen van uw documenten alleen is niet voldoende voor een succesvol en werkbaar archief. De juiste data dient aan alle documenten worden verbonden zodat uw medewerkers met de data kunnen werken. Dit doen wij door de informatie geautomatiseerd te verwerken en waar de techniek stopt kunnen wij handmatig de informatie verrijken. Op deze manier kunnen we werkelijk alle informatie voor u verwerken. Onze archiefexperts gaan graag met u in gesprek om u van advies te voorzien.

Scannen op locatie

Door interne regelementen of wetten is het niet mogelijk of wenselijk dat de documenten bij u van locatie worden gehaald. In dat geval zorgt DocStorage ervoor dat we de documenten bij u op locatie komen digitaliseren. Volledig volgens uw wensen en compliant aan de regels wij uw organiatie zich aan dient te houden.

Waarom uw archief laten digitaliseren door DocStorage

• Wij beschikken over de juiste hard- en software zodat u deze investering niet meer hoeft te doen.
• Ongeacht het volume dat verwerkt moet worden kunnen wij een passende oplossing voor u leveren.
• Onafhankelijk van het soort documenten of de informatie die verwerkt moet worden kunnen wij u helpen. Met jaren aan ervaring kunnen we met recht zeggen dat we de juiste partij zijn voor al uw archiefbehoeften. Eenmalig, periodiek of doorlopend.
• Onze ervaren projectmanagers staan voor u klaar zodat u slechts één contactpersoon heeft voor al uw archiefbehoeften. Van opslag tot digitaliseren en van het vernietigen tot aan het verwerken van de data op uw documenten.
• Met al onze klanten maken we duidelijke afspraken ten aanzien van doorlooptijden en kwaliteitseisen. Deze worden vastgelegd in de Service Level Agreements zodat u gerust kan zijn op een correcte verwerking.