Het vijf stappen model voor archiefbeheer 6
Archiefbeheer
persoonlijk betrokken
Bij ons zijn je fysieke documenten veilig opgeslagen en altijd digitaal direct bereikbaar.
DocStorage is gespecialiseerd in archiefbeheer, archiefopslag, documentopslag en archiefvernietiging.
De voordelen van archiefbeheer bij Docstorage:
– Jouw documenten veilig opgeslagen
– Veilig direct digitaal bereikbaar via onze eigen software
– Bespaar kosten
– Creëer waarde uit jouw opgeslagen documenten
Geïnteresseerd? Vraag direct een offerte aan
Archiefbeheer een stap dichterbij…
Wij doen archiefbeheer geheel volgens jouw wensen in vijf stappen. Allereerst gaan wij kijken waar de archieven uit bestaan en wat de specifieke kenmerken zijn. Vervolgens bepalen wij samen, aan de hand van deze kenmerken, hoe het archief wordt ontsloten en worden de archiefonderdelen gecodeerd en bewaartermijnen vastgelegd. Het archief wordt hierna geconserveerd (opslag gereed gemaakt) en in de juiste verpakking gestopt. Dan wordt het archief geplaatst in de beveiligde opslag en in beheer genomen. Aan het einde van een eventuele bewaartermijn wordt een controlelijst door jou (de klant) getekend en deze is de opdracht voor het ophalen (pakken) van het archieven en het gereed maken voor het gecertificeerd vernietigen. Hiervan krijgt jij (de klant) een ceritificaat.
Jouw documenten veilig opgeslagen
In onze archiefopslag staan jouw fysieke documenten goed beveiligd opgeslagen.
Bespaar kosten met Uitbesteden archiefbeheer
Wist je dat je zelfs kosten kunt besparen met het uitbesteden van jouw archiefbeheer? De kostbare m2 op kantoor kan je dan gebruiken voor andere doeleinden.
Daarnaast hoef je nooit meer te zoeken naar documenten in jouw archief, wat veel tijdwinst oplevert.
Jouw documenten veilig direct digitaal bereikbaar
Wij kunnen jouw archief geheel uit handen nemen.
Op basis van jouw wensen maken wij samen een archief protocol, waarin wij afspreken wat, hoelang en op welke wijze wordt bewaard.
Dit kan tijdens het proces. Uiteraard voldoe je hiermee aan wettelijke richtlijnen, die wij hierbij voor je toepassen. Wij kunnen bij jou op locatie werken, maar ook alles inpakken en bij ons op locatie verwerken.
Het inscannen van alle documenten kan bij jouw op locatie of we pakken je archief in en verwerken alles bij ons op locatie. Elk document krijgt een uniek volgnummer.
Heb je een eigen archiefsysteem? Wij kunnen met jouw systeem werken, maar wij kunnen de archieven ook direct opnemen in onze archiefbeheer-software MijnArchief. Hiermee kan je via de beveiligde (2-stapsverificatie) jouw documenten direct opvragen. Tevens kan je toegangsrechten instellen, waardoor specifieke documenten alleen beschikbaar zijn voor specifieke gebruikers. Hiermee beschik je over een geheel digitaal archief.
Meer weten?
Slim digitaliseren (Scan On demand)
Je hebt je vast wel eens afgevraagd of digitaliseren iets voor jou is. Het digitalisren van documenten is erg eenvoudig, maar het vindbaar en doorzoekbaar maken van ervan niet. Zeker als je je bedenkt dat in veel gevallen de documenten niet meer worden ingezien. Vandaar dat wij ons bij dat type documenten richten op het vindbaar maken van batches documenten en zodra je wat nodig hebt het betreffende document met scan on demand beschikbaar maken. Via de software kan je het document dan wanneer je wil downloaden.
Hebt je alles gelezen? Dan ben je vast geïnteresseerd.
Creëer waarde met uw opgeslagen documenten
Als je documenten bewaart, maar ze zijn moeilijk of niet terug te vinden, heb je er niets aan. Zeker op het moment dat het erop aankomt, wil je de juiste documenten of andere archieven direct inzien en/of aanleveren bij (interne) klanten.
Met goed archiefbeheer creëer je waarde voor jouw organisatie en klanten.