Wattstraat 54, 2723 RD Zoetermeer NL
+31 79 331 9800
+31 79 346 66 26

Archiefbeheer

Persoonlijk betrokken, Flexibel, Resultaatgericht, Dienstverlenend en Betrouwbaar ‘Die iemand, dat zijn wij!’

Het vijf stappen model voor archiefbeheer 6

Archiefbeheer 
persoonlijk betrokken

Bij ons zijn uw fysieke documenten veilig opgeslagen en altijd digitaal direct bereikbaar.
DocStorage is gespecialiseerd in archiefbeheer, archiefopslag, documentopslag en archiefvernietiging.

De voordelen van archiefbeheer bij Docstorage:
– Uw documenten veilig opgeslagen
– Veilig direct digitaal bereikbaar via onze eigen software
– Bespaar kosten
– Creëer waarde uit uw opgeslagen documenten

Geïnteresseerd? Vraag direct een offerte aan

Offerte aanvraag

Archiefbeheer een stap dichterbij…

Wij doen archiefbeheer geheel volgens jouw wensen in vijf stappen. Allereerst gaan wij kijken waar de archieven uit bestaan en wat de specifieke kenmerken zijn. Vervolgens bepalen wij samen of, aan de hand van deze kenmerken, hoe het archief wordt ontsloten en worden de archiefonderdelen gecodeerd en bewaartermijnen vastgelegd. Het archief wordt hierna geconserveerd (opslag gereed gemaakt) en in de juiste verpakking gestopt. Dan wordt het archief geplaatst in de beveiligde opslag en in beheer genomen. Aan het einde van een eventuele bewaartermijn wordt een controlelijst door de klant getekend en deze is de opdracht voor het ophalen van het archieven en het gereed maken voor het gesertificeerd vernietigen. Hiervan krijgt de klant een ceretificaat.

Uw documenten veilig opgeslagen

In onze archiefopslag staan uw fysieke documenten goed beveiligd opgeslagen.

Bespaar kosten met Uitbesteden archiefbeheer

Wist u dat u zelfs kosten kunt besparen met het uitbesteden van uw archiefbeheer. De kostbare m2 op kantoor kunt u dan gebruiken voor andere doeleinden.
Daarnaast hoeft u nooit meer te zoeken naar documenten in uw archief, wat veel tijdwinst oplevert voor u.

Uw documenten veilig direct digitaal bereikbaar

Wij kunnen uw archief geheel uit handen nemen.
Op basis van uw wensen maken wij samen een archief protocol, waarin wij afspreken wat, hoelang en op welke wijze wordt bewaard.
Dit kan tijdens het proces. Uiteraard voldoet u hiermee aan wettelijke richtlijnen, die wij hierbij voor u toepassen. Wij kunnen bij u op locatie werken, maar ook alles inpakken en bij ons op locatie verwerken.

Het inscannen van alle documenten kan bij u op locatie of we pakken uw archief in en verwerken alles bij ons op locatie. Elk document krijgt een uniek volgnummer.

Heeft u een eigen archiefsysteem? Wij kunnen met uw systeem werken, maar wij kunnen de archieven ook direct opnemen in onze archiefbeheer-software MijnArchief. Hiermee kunt u via de beveiligde (2-stapsverificatie) cloud uw documenten direct opvragen. Tevens kunt u toegangsrechten instellen, waardoor specifieke documenten alleen beschikbaar zijn voor specifieke gebruikers. Hiermee beschikt u over een geheel digitaal archief.

Meer weten?

Stel een vraag
Slim digitaliseren (Scan On demand)

U heeft zich vast wel eens afgevraagd of digitaliseren niets voor u is. Het digitalisren van documenten is erg eenvoudig, maar het vindbaar en doorzoekbaar maken van ervan niet. Zeker als u zich bedenkt dat in veel gevallen de documenten niet meer worden ingezien. Vandaar dat wij ons bij dat type documenten richten op het vindbaar maken van batches documenten en zodra u wat nodig heeft het betreffende document met scan on demand beschikbaar maken. Via de software kunt u het document dan wanneer u wil downloaden.

Hebt u alles gelezen? Dan bent u vast geïnteresseerd.

Maak direct een afspraak
Creëer waarde met uw opgeslagen documenten

Als u documenten bewaart, maar ze zijn moeilijk of niet terug te vinden, heeft u er niets aan. Zeker op het moment dat het erop aankomt, wilt u de juiste documenten of andere archieven direct inzien en/of aanleveren bij (interne) klanten.
Met goed archiefbeheer creëert u waarde voor uw organisatie en klanten.